為什麼不能用Illustrator畫流程圖?

這或許只與少數人有關,但如果你是基層的視覺設計工作者,你一定問了不下千百次這個問題。專案會議多如牛毛,而我還得在這裡跟遲緩的PowerPoint奮戰。反正老闆要的就是又快又美,最後的結果還不都是用印表機印出來,何必自找麻煩?

Illustrator可以換成CorelDraw、Photoshop、InDesign,或任何你愛用的繪圖軟體。PowerPoint也可以是Visio或Project等。當善心人士安慰你「用什麼畫都行,方便就好」的同時,其實資訊流失的危機,已經漸漸在醞釀之中。

繪圖軟體之所以能夠畫得又快又美,在於它是僅僅傳達「表象」的工具。繪圖軟體開發者花費大量的腦力和成本,專門致力於提升軟硬體資源的配合度,所以繪圖軟體必定有良好的顯示效能,和眾多好用的繪圖工具可供選擇。但唯一可以將結果與別人分享的方法,卻只有輸出平面式的圖片,或用印表機印出來。這種平板式的呈現,僅僅能傳達出資訊的表面,對於背後的細節和內涵,幾乎無所著墨。

繪圖軟體幾乎是一種封閉性的軟體。它需要規格較高的硬體才能運作順暢,無形中限制了繪圖軟體製成的檔案,只能在視覺設計工作者之間流通。假如今天請企劃行銷團隊來Review你的專案規劃或網站架構,難道得請他們鞠躬盡瘁地灌好Illustrator、略過繁雜的繪圖選項,最後就為了改幾個字?而最容易輸出與分享的方式,還是列印。「拷貝文字」正是專案溝通、傳遞訊息與資訊分享的重要環節,不同專業領域的成員,將一份共同的資訊,以本身專業領域能理解的方式,再度與自己的小組成員分享,才能使Team work順利展現。

不知有沒有人發覺,列印或出圖已成為時效性最短的資料保存方式。公司裡常常發生的情況是,一份列印資料,在開一個會的時間,上面的內容就已經失效了;一份專案文件,在發給所有人幾天之內,就更新了,更不論廢紙所產生的環保議題。目前最有效率的檔案分享方式,應該是以含文字的電子格式,存放在大家都能拿到的地方。

PowerPoint也好,Visio也好,它們之所以畫圖龜速,正因為所有畫面上的元素,都或多或少地連結了背後相關的資訊內涵,不管是簡單箭頭的起始和終結、超連結、或是如Axure RP如水面下的冰山般大量的參照,資訊的關聯、分享,才是這些企劃工具軟體難以取代的特性。

最近公司使用Axure RP,更加突顯出企劃工具軟體與繪圖軟體的差異。Axure RP適用於網站Prototyping,能編輯出有意義、具有階層關係的網站結構或網站地圖;而每個網站地圖的節點,又能參照到一頁網頁模板。這頁模板不僅能做平面的視覺呈現,還能模擬互動、連結等網站要素;甚至能產生原始碼(雖然離最終可用的Code,還有遙遠的距離),作為開發過程中可用性評估或是系統分析的素材。而PowerPoint或Visio,也必然可以滿足不同專案流程中,資訊分享的需求。

基層的視覺設計工作者,在專案中常處於不利位置,學習使用適當的工具來表達自己的工作情況和觀念想法,應該是說服其他人的第一步。

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